Dons et acquisitions

Formulaire obligatoire de description générale de l’offre de don.
Télécharger le formulaire ici.

La Cinémathèque québécoise acquiert des biens culturels selon le processus suivant :

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   Toute personne désirant donner des biens à la Cinémathèque doit d'abord transmettre sa demande, par courriel de préférence, à l’adresse suivante acquisitions_collections@cinematheque.qc.ca;
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   Le donateur doit fournir la liste du matériel dont il est question à l'aide des formulaires de soumission d'un bien pour acquisition par la Cinémathèque québécoise : il y sera notamment précisé pour chaque œuvre concernée, quels sont les types de biens proposés (photographies, scénarios, films, vidéo...), leur statut (bande-maitresse, copie, originaux...), leur quantité, leurs formats (Betacam, 35mm, etc.) et leur provenance. Des informations minimales sur les œuvres doivent aussi être fournies (titre, réalisateur, année...), et toutes autres données pertinentes sur l'intérêt historique et culturel des éléments ou leur état de conservation sont les bienvenues ;
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   Un projet d'acquisition sera ensuite constitué par nos équipes et sera étudié lors d'une réunion du comité d'acquisition. Celui-ci vérifiera notamment la conformité du projet d'acquisition avec les politiques de gestion des collections de la Cinémathèque, l'intérêt des biens soumis, ainsi que les conditions du contrat d'acquisition. Les membres du comité pourront accepter l'offre ou la refuser intégralement ou partiellement.
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   Dès que le comité d'acquisition aura rendu sa décision, les biens acceptés pourront être transférés à la Cinémathèque. Un contrat de don sera signé dans le même temps ;
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   Nos équipes procèderont ensuite au catalogage et au traitement des biens avant d'en réaliser une évaluation archivistique complète. L'annexe du contrat contenant l'inventaire du don sera alors mise à jour et devra être à nouveau signée ;
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   Une fois toutes les étapes précédentes complétées et lorsque le donateur a demandé un reçu pour don de charité, la Cinémathèque procèdera à l'évaluation de la juste valeur marchande du don selon les politiques en vigueur à cet égard. Si cette valeur est inférieure à 10 000 $, l’évaluation sera réalisée en interne et ne pourra faire l’objet d’aucun appel.

Il est important de noter que la Cinémathèque ne peut s'engager sur les délais de chacune des étapes décrites précédemment, car ceux-ci dépendent de multiples facteurs tels que la quantité et la nature du matériel, son état de conservation ou de classement, ou encore l’exhaustivité des données fournies par le donateur. De plus, des frais payables par le donateur pour le catalogage, le traitement et l’évaluation de la juste valeur marchande peuvent s’appliquer.

Veuillez enfin noter que la Cinémathèque ne peut prendre la responsabilité des biens, objets ou documents qui sont déposés à ses locaux sans entente préalable.